Descubre el secreto de un presupuesto exitoso para startups en 9 pasos
¿Alguna vez has sentido la inquietud de no saber hacia dónde se dirige tu empresa en términos financieros?,
¿Sientes que tus gastos se escapan de control?
Si es así, estás en el lugar correcto.
Te mostraremos cómo elaborar un presupuesto sólido, controlar tus finanzas y alcanzar tus metas. Un mal presupuesto puede hundir tu negocio.
A continuación, encontrarás 9 pasos que te guiaran en la elaboración de tu presupuesto:
1. Comprendiendo el valor de un buen presupuesto:
El primer paso para crear un presupuesto efectivo es entender su valor y comprometerte a usarlo como un instrumento para mejorar tus resultados financieros, Si no lo vas a usar, mejor no lo hagas. No es una tarea que puedes delegar completamente ni dejar a la deriva. Como líder, debes estar profundamente involucrado en este proceso, pero no lo hagas solo o cometerás muchos errores, asegúrate de involucrar a todas las áreas de la empresa. Solo así podrás garantizar que el presupuesto refleje fielmente tus objetivos y estrategias comerciales.
2. Análisis de tu situación actual:
Antes de trazar un camino hacia el futuro, necesitas saber dónde estás parado hoy. Para esto, debes realizar un análisis exhaustivo de tu situación financiera actual, este análisis debe incluir una evaluación detallada de tus ingresos, gastos, activos y pasivos. Revisa las ventas, el costo de los bienes vendidos, los gastos operativos, y no olvides incluir los costos variables y fijos. Además, ten en cuenta cualquier deuda pendiente que la empresa pueda tener.
Para hacerlo más efectivo, te propongo dos puntos importantes: 1. Divide tus ingresos y gastos en centros de costo (Ejemplo para Ingresos: B2B, B2C, Etc. Ejemplo de gastos: Personal, Marketing, R&D, Logística, etc.) 2. Analiza el comportamiento periódico de Tus Units Economics (Crecimiento en Usuarios, Ticket Promedio, CAC, Abandono en Carrito de Compras, etc.) y así podrás tener una visión clara tanto de donde viene como hacía de dónde se va tu dinero. Se lo más preciso posible, aquí estás viendo tu pasado y ya lo conoces, los números aproximados pueden llevar a decisiones inexactas.
Este análisis te proporcionará una base sólida sobre la cual construir tu presupuesto, y te permitirá identificar áreas en las que puedes mejorar la eficiencia y reducir costos.
3. Establecimiento de objetivos financieros claros:
Los objetivos financieros son el norte de tu empresa. ¿Dónde quieres estar en un año o X tiempo? Establece metas claras y cuantificables, no te quedes solo en temas básicos como incrementar las ventas en un X% o reducir gastos operativos en un Y%, establece de forma muy consciente objetivos para cada uno de tus UnitsEconomics.
Cada objetivo debe ser SMART: específico, medible, alcanzable, relevante y con un tiempo definido.
Por ejemplo, no es suficiente decir "Quiero incrementar las ventas", en su lugar, especifica "Aumentar las ventas del segmento B2B o de la linea de negocio Z en un X% para el final del próximo trimestre"; Cambia el “Disminuir la tasa de abandono del carrito de compras” a “Pasar la tasa de abandono del carrito de compras de un 5% a un 1% para el próximo semestre”.
4. Consideración de Gastos Fijos y Variables:
Identificar cuáles son tus gastos fijos y cuales variables es un paso crucial en la creación de un presupuesto exitoso. Los gastos fijos son aquellos que permanecen constantes mes a mes, como el alquiler de oficinas o los salarios del personal.
Por otro lado, los gastos variables son aquellos que pueden fluctuar dependiendo de las circunstancias, como el #CAC que depende de la eficacia de tus campañas de marketing, o los costos financieros de tus pasarelas de pago que pueden aumentar o disminuir a medida que crecen tus transacciones de cobro. Estos gastos pueden ser más difíciles de prever, pero una estimación precisa es crucial para mantener tu presupuesto en línea.
5. Proyección de Ingresos y Gastos:
La proyección de ingresos y gastos es un ejercicio vital en la creación de tu presupuesto.
Con los ingresos, básate en los #UnitsEconomics clave como el Ticket Promedio y la tasa de crecimiento de usuarios (Clientes), el Churn Rate, el Valor de Vida del Cliente (#LTV). Usa todas tus métricas que impliquen Cash in para tu Startup, estos factores te ayudarán a proyectar tus ingresos futuros.
A su vez, el cálculo de los gastos debe contemplar todas las métricas asociadas a tu operación y Cash out. Esto incluye costos fijos y variables de los productos y/o servicios que vendes. Al igual que los ingresos, utiliza los #UnitsEconomics relevantes como el Costo de Adquisición de Cliente (CAC) junto con la tasa de crecimiento de usuarios para calcular el costo en Marketing. Utiliza la Frecuencia de compra de tus usuarios para determinar la cantidad de transacciones de pago de tus Clientes versus los costos financieros por transacción de tu pasarela de pagos para hallar tus cotos financieros variables.
Utiliza todos los indicadores clave para hacer este tipo de proyecciones, plantea diferentes escenarios. No solo si tus ingresos son inferiores a lo esperado, que pasa si son mucho mayores, ¿Puedo atender la demanda? o si tus gastos superan las proyecciones cuales serían los planes de financiamiento.
Asegúrate de que tus proyecciones estén en línea con tus objetivos financieros. Si es necesario, ajusta tu estrategia.
6. Creación de un Fondo de Emergencia:
En el impredecible mundo del emprendimiento, los fondos de emergencia son esenciales. Este es un colchón financiero que te permitirá afrontar situaciones inesperadas sin poner en peligro la operatividad de tu negocio.
Para crearlo, destina un porcentaje de tus ingresos cada mes a este fondo. El objetivo es acumular entre 3 a 6 meses de gastos operativos.
Es importante recordar que estos fondos deben ser utilizados sólo en situaciones de emergencia y no como una extensión de tu flujo de efectivo operativo.
7. Seguimiento y ajuste regular del presupuesto:
El presupuesto no es un documento estático; debe revisarse y ajustarse regularmente para reflejar la realidad de tu negocio. Considera programar revisiones mensuales, eres una Startup, tendrás cambios muy rápidos y no ajustar tu presupuesto en esta misma velocidad seguro te traerá complicaciones futuras.
Si encuentras discrepancias significativas, analiza las causas y ajusta tus estimaciones. Las variaciones pueden ser indicadores de problemas operativos, crecimiento u otros que requieran atención inmediata.
Recuerda, el objetivo es utilizar el presupuesto como una herramienta de gestión para tomar decisiones informadas y anticiparte a posibles dificultades financieras.
8. Uso de herramientas de presupuesto empresarial:
Actualmente existen numerosas herramientas que pueden facilitar la tarea. Softwares muy útiles de análisis de datos que pueden ayudarte a visualizar tus finanzas y detectar tendencias.
El uso de estas herramientas no solo puede ahorrar tiempo, sino que también puede proporcionarte una visión más precisa y detallada de tu situación financiera y puedes aplicarla a análisis de más información de tu negocio para crecimiento. Recuerda, la inversión en tecnología puede resultar en un importante ahorro a largo plazo.
9. El papel de la disciplina y constancia:
La disciplina y la consistencia son fundamentales en la gestión financiera. Establece un calendario regular para revisar y ajustar tu presupuesto. Como recomendación, mensual y así estés en una etapa avanzada. Haz de este un hábito inquebrantable, como una reunión con un cliente importante.
Por último, ten en cuenta que la disciplina financiera no significa rigidez. Los cambios son inevitables en cualquier negocio. La disciplina significa adaptarse a esos cambios de manera ordenada y metódica.
En resumen, la creación y seguimiento de un presupuesto sólido es un componente vital para el éxito de cualquier #Startup. No es solo una herramienta para gestionar el dinero, sino un mapa que guía tu camino hacia los objetivos financieros de tu empresa. El presupuesto te permite anticiparte a los desafíos, maximizar tus recursos y tomar decisiones basadas en datos en lugar de suposiciones. Recuerda, el presupuesto es un plan de acción que refleja tu visión y tus ambiciones para tu Startup.
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